Zoom sur le métier de secrétaire : un métier qui gagne à être connu

Le travail de secrétaire est loin d’être un travail banal. C’est même le contraire, car tout l’ensemble de l’organisation d’une entreprise ou d’une société pourrait bel et bien se reposer sur la bonne coordination et le bon sens des secrétaires. Si vous avez envie de devenir secrétaire ou adjointe administrative, il est nécessaire de savoir que ce poste exige bien plus que de l’investissement personnel. Allant de l’autonomie en passant par l’organisation, la grande disponibilité ainsi que la réactivité, être secrétaire est à la fois un challenge et un bon défi organisationnel pour vous.

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En quoi consiste le travail d’une secrétaire ?

Les offres d’emploi Secrétaire ou adjoint(e) administratif ou administrative exigent une personnalité très organisée, soucieux des détails et qui a le sens de l’organisation. Dans certains cas, on peut même dire qu’un emploi secrétaire aspire à être la clé du bon fonctionnement ainsi que du bon déroulement de tout ce qui serait organisationnel au sein d’une entreprise ou une société. Le travail d’une secrétaire pourrait passer inaperçu, comme dans la plupart des entreprises, alors que ce sont les secrétaires ou les adjoints administratifs qui fournissent un soutien administratif aux professionnels, qu’ils travaillent en équipe ou en individuelle.

Ce sont des personnes impliquées qui œuvrent dans la coordination et la mise en œuvre des procédures de bureau. Bien entendu, ils ont la plupart du temps la responsabilité de gérer des projets et de tâches spécifiques. Toutefois, le rôle qu’ils tiennent peut varier grandement selon le secteur, la taille de l’employeur ou de la firme ainsi que les différents niveaux de responsabilité. Le travail de secrétaire peut s’impliquer à la fois la communication écrite et orale, le traitement de texte et la dactylographie d’où la nécessité des compétences pertinentes telles que la manipulation de l’informatique.

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Avoir un bon sens organisationnel et de la présentation ainsi que la capacité d’être multitâches serait un bonus dans ce milieu, sans compter la capacité de travailler sous pression. Le travail de secrétaire peut exiger davantage de connaissances ou de spécialisations, voire même des qualifications comme pour le cas de secrétariats juridique, médicale ou dentaire.

Secrétaire : un métier aux mille facettes

Travailler en tant que secrétaire permet d’exploiter son potentiel quel que soit le centre d’intérêt. En effet, une secrétaire est indispensable quel que soit le domaine d’activité de la société. De ce fait, une secrétaire peut travailler dans son champ d’expertise, quel qu’il soit. De plus, le métier de secrétaire permet d’aider les gens, de faire la différence. Le fait d’apporter son soutien à une personne est valorisant dans le sens où une fois qu’un projet aboutit avec votre aide, vous ressentirez une fierté toute justifiée.

Dans le temps, une secrétaire avait pour rôle principal d’apporter au patron sa tasse de café. Cette époque est définitivement révolue. En effet, aujourd’hui, les patrons font de plus en plus appel aux conseils des secrétaires pour les grandes décisions. Une secrétaire a donc également le rôle de conseillère et d’influenceuse auprès de son patron.

Une secrétaire a également le rôle de cœur dans la société. En effet, tout doit passer par la secrétaire : les fournisseurs, les clients, les employés, les dirigeants. Une secrétaire est au fait de tout ce qui se passe au sein de l’entreprise et sans elle, tout peut partir en vrille.

Être secrétaire signifie être presque tout le temps en mouvement. Il est rare qu’une secrétaire reste à longueur de journée à son bureau sans la possibilité de rencontrer des gens. Ce métier vous offre la possibilité d’être en contact avec beaucoup de personnes que ça soit au téléphone ou en face à face. C’est une opportunité de développer des relations interpersonnelles.

Pour une secrétaire, les jours ne sont jamais les mêmes que ceux d’avant. En effet, les tâches d’une secrétaire ne sont pas sujettes à la routine, ce qui lui permet de vivre une journée de travail différente chaque jour. Elle peut être amenée à organiser une réunion aujourd’hui, tandis que demain, elle aura comme tâche de rédiger un rapport d’évaluation et ainsi de suite. Le fait d’être multitâche permet à la secrétaire de ne pas tomber dans la routine, mais également de pouvoir mettre en pratique chaque jour ses diverses compétences.

Les compétences requises pour devenir secrétaire

Devenir secrétaire est un choix de carrière qui peut offrir des avantages considérables, mais pour réussir dans ce domaine, il faut posséder certaines compétences essentielles. Les compétences organisationnelles sont probablement les plus importantes, car le travail d’une secrétaire consiste souvent à trier et organiser les informations. Elle doit être capable de gérer efficacement son temps et de hiérarchiser différentes tâches en fonction des priorités.

Une bonne maîtrise du pack Office, notamment Word et Excel, est aussi cruciale. La plupart des entreprises exigent que leur secrétaire soit capable de créer des présentations professionnelles ainsi que des documents texte avancés tels que des courriers électroniques formels ou même une newsletter pour l’entreprise.

La capacité à maintenir la confidentialité est aussi extrêmement importante dans ce métier, puisque la secrétaire a accès aux informations privées relatives aux employés et clients. Une erreur ou une fuite d’informations peut avoir des conséquences désastreuses sur l’image de marque d’une entreprise.

Les compétences rédactionnelles et communicationnelles sont aussi deux compétences nécessaires pour travailler comme secrétaire. Effectivement, elle doit être capable d’écrire avec précision tout type de document, tel qu’un rapport financier ou un communiqué de presse, tout en utilisant le bon vocabulaire selon le contexte professionnel.

La capacité à fournir un service clientèle exemplaire est essentielle dans ce métier. La secrétaire doit être capable de communiquer avec les clients, les partenaires et les fournisseurs de manière professionnelle et polie. Elle doit aussi être en mesure d’écouter attentivement leurs besoins et leurs préoccupations afin de répondre efficacement à leurs demandes.

Bien qu’il n’existe pas un ensemble unique de compétences requises pour travailler comme secrétaire, il y a certainement des qualités clés qui peuvent faire la différence entre une personne qui réussit dans ce domaine et une autre qui échoue. Les compétences organisationnelles, informatiques, rédactionnelles, communicationnelles, ainsi que le sens du service client sont tous des éléments critiques nécessaires pour exceller en tant que secrétaire.

Les avantages et les inconvénients de travailler en tant que secrétaire

Travailler en tant que secrétaire peut offrir de nombreux avantages. C’est un métier stable qui offre des opportunités d’emploi régulières dans une variété de secteurs différents, comme le médical ou le juridique.

Ce métier offre aussi la possibilité de travailler dans un environnement professionnel et convivial. Les secrétaires sont souvent les premiers points de contact pour les clients et les visiteurs, ce qui signifie qu’ils jouent un rôle clé dans l’image globale d’une entreprise.

Travailler en tant que secrétaire permet aussi d’apprendre constamment. En effet, elle est confrontée à divers problèmes quotidiens nécessitant souvent des solutions créatives. Ce travail requiert donc une grande capacité d’adaptation ainsi qu’un apprentissage continu afin de satisfaire aux exigences professionnelles.

Il y a aussi des inconvénients associés au travail de secrétaire. L’inconvénient majeur est lié au salaire proposé par certaines sociétés ne correspondant pas toujours à la charge mentale et physique engagée avec leur emploi du temps très chargé. Une autre difficulté réside dans la nature du travail lui-même : certains aspects peuvent être routiniers et ennuyeux pour certains employés, pouvant causer une perte potentiellement importante du bien-être psychologique.

Un autre élément négatif concerne le stress inhérent à ce poste où il faut jongler entre plusieurs tâches tout en répondant rapidement aux demandes urgentes survenant fréquemment, tout en restant concentré sur ses autres missions. Cela dépend principalement de l’entreprise et de la manière dont elle gère les charges de travail et peut varier d’un employeur à l’autre.

Travailler en tant que secrétaire est un choix personnel qui dépendra des préférences individuelles. Il faut être capable d’apprécier le rythme rapide du travail ainsi que les avantages tels que la stabilité professionnelle ou même la formation continue proposée par certaines entreprises.

Pour celles et ceux considérant cette voie professionnelle, il faut s’informer encore plus sur le métier afin d’en comprendre pleinement les spécificités, mais aussi pour savoir quel type d’employeur rechercher au moment opportun.

Les formations et les débouchés pour les secrétaires

Pour devenir secrétaire, vous devez compter quelques mois à deux ans selon la spécialisation choisie. Les cours couvrent un large éventail de compétences telles que la rédaction professionnelle, l’utilisation des outils informatiques, le travail collaboratif ainsi que les techniques de communication et relationnelles avec les différents interlocuteurs. En plus des modules théoriques, les étudiants ont aussi l’occasion de mettre en pratique ce qu’ils ont appris lors de stages pratiques dans différentes entreprises.

Certains programmes permettent aux futurs secrétaires d’acquérir des connaissances spécifiques pour travailler dans certains domaines tels que le médical ou le juridique.

La demande pour les secrétaires qualifiées reste forte dans presque tous les secteurs professionnels. Des emplois sont disponibles auprès d’organisations gouvernementales et non gouvernementales, du secteur public comme privé où elles peuvent être chargées :
• D’accueillir physiquement et/ou téléphoniquement ;
• D’être garantes du traitement administratif complet : courrier postal/comptable/informatisé, etc. ;
• De participer activement au système décisionnaire en réalisant divers projets.

L’avantage majeur lié à cette profession est donc la variété des débouchés possibles qui s’étendent bien au-delà d’un simple poste de secrétaire. Les employeurs recherchent souvent des candidats polyvalents et capables de gérer efficacement plusieurs tâches simultanément.

Les débouchés sont nombreux pour les secrétaires qualifiées, surtout celles possédant une expérience professionnelle assez solide. Elles peuvent évoluer vers des postes plus haut placés tels que assistant(e) de direction ou même chef(fe) du service administratif selon le type d’entreprise et la taille de celle-ci.

Bien qu’il n’y ait pas toujours de développement professionnel clair dans ce métier, chaque personne est capable de créer son propre parcours en apprenant continuellement à développer ses compétences et à acquérir une expertise spécifique dans un domaine particulier.

Comment évoluer dans sa carrière de secrétaire : les perspectives d’évolution et les opportunités de reconversion professionnelle

Bien qu’il soit possible de progresser dans sa carrière en tant que secrétaire, vous devez noter que la plupart des opportunités d’évolution nécessitent une formation supplémentaire. Les employeurs recherchent souvent des candidats ayant acquis plus d’expérience et/ou possédant un diplôme universitaire pour occuper des postes hiérarchiques.

Il existe plusieurs options pour ceux qui cherchent à évoluer dans leur carrière en tant que secrétaire. L’une des voies les plus courantes consiste à poursuivre une formation professionnelle avancée ou un diplôme universitaire dans un domaine connexe comme le droit, la finance ou les affaires.

Au-delà de l’apprentissage continu et de l’obtention de nouvelles certifications professionnelles, il peut aussi être utile pour les secrétaires expérimentées en quête d’un nouveau défi professionnel étroitement lié à leurs compétences actuelles de considérer la reconversion professionnelle.

Les domaines tels que l’aide juridique, l’assistance médicale et la gestion de projet sont quelques-uns des nombreux secteurs où les compétences transférables acquises lorsqu’on travaille en tant que secrétaire sont très appréciées. Une reconversion professionnelle signifie généralement repenser tout son parcours professionnel ; cela implique souvent une nouvelle formation ainsi qu’une expérience pratique afin d’être pleinement formé aux exigences du nouvel emploi.

Vous devez rechercher des opportunités d’emploi et découvrir les dernières tendances du marché. Les événements professionnels et les conférences sont autant de moyens efficaces permettant aux secrétaires ayant des objectifs similaires et souhaitant progresser dans leur carrière de rencontrer d’autres personnes partageant leurs intérêts.

Travailler en tant que secrétaire peut être un choix enrichissant pour ceux qui cherchent une carrière polyvalente. Nul besoin aussi d’être limité par ce choix initial puisqu’il existe plusieurs voies possibles vers l’épanouissement personnel et professionnel tout au long du parcours.